營業祕密保護大作戰─盤點篇

請各位先想一個問題：為何要盤點營業祕密？依照筆者從事司法實務與輔導營業祕密保護制度的經驗，企業若不進行盤點，將導致員工洩密的風險大增！

　要盤點，就必須先知道什麼是營業祕密。不過，這邊先請教各位是否曾有以下的疑問：「應該只有科技業有營業祕密吧？」「應該只有研發部門有營業祕密吧？」是這樣嗎？我們來看看法院怎麼說：「營業祕密，須具有祕密性、經濟價值，營業祕密所有人已採取合理之保密措施，且可用於生產、銷售之資訊，始足當之。又企業內部之營業祕密，可以概分為『商業性營業祕密』及『技術性營業祕密』二大類型，前者主要包括企業之客戶名單、經銷據點、商品售價、進貨成本、交易底價、人事管理、成本分析等與經營相關之資訊，後者主要包括與特定產業研發或創新技術有關之機密，包括方法、技術、製程及配方等」（智慧財產及商業法院108年度民營訴字第6號判決參照）。

　■每個部門都須參與盤點作業

　看完了法院的判決，我們可以大膽的下一個結論：基本上，企業的「所有」部門都可能會有營業祕密，也因此，盤點作業的進行，必須每一個部門都參與。

　在正式盤點前，建議企業先進行：

　1、主導團隊及成員之建立：團隊上，企業可以選擇設置營業祕密保護委員會（小組），亦有企業透過公司治理委員會（小組）主導，端看企業組織上的彈性與效率。成員上，因為是盤點（智財權之）營業祕密，所以除了管理階層外，通常會有法務、智權、人資、稽核、IT等部門人員。為何需要這些部門？因為智財制度的建立，本質上就與法務及智權單位相關；而相關政策、制度、文件、契約是否完整，也通常需要人資部門的協助。此外，在保護（機密之）措施設計與能力上，也少不了IT部門的參與；此外，制度建置完成後，需要對於制度「執行上」的觀察，這部分也要仰賴稽核部門。

　2、教育訓練：企業若曾自行盤點過營業祕密，不知曾否有過以下的疑問：「許多部門同仁都沒有念法律，什麼叫做法律上的營業祕密也不太清楚，這樣是要怎麼盤點？」「做著些事情有意義嗎？自己的事情都忙不過來了，為何還要配合做這件額外的事情？」「管那麼多，乾脆不要做事了！」「反正也不知道配合做這些事有什麼意義，問卷就隨便填一填就好！」就是因為可能有這些足以影響制度執行成敗的因素在，因此，在進行盤點作業前的教育訓練就顯得非常重要！

　教育訓練的內容相當然爾必須要著重幾點：（1）清楚向同仁表達「為什麼」我們要做這件事；（2）每位部門同仁都是成敗的關鍵，缺一不可；（3）透過實際的案例與故事，讓同仁簡單、易懂地瞭解營業祕密的基本概念與相關責任（切記，不要一直念法條，非常無聊，一定要透過問答與故事進行）；（4）盡量實體進行，而非線上訓練：依照筆者演講經驗，線上教育訓練的效果遠遠低於實體訓練。

　■盤點後產生的清單，

　　應按機密性高低分級管控

　再來，如何進行盤點？第一步，先請企業拿出內部的組織圖，確認部門的數量，然後，一個部門都不要漏地進行盤點（請記得，每一個部門都可能有營業祕密，只是機密性的高低程度不同而已）。第二步，主導團隊實際進行盤點時，常常會透過訪談的形式進行。在訪談過程中，依照筆者經驗，同仁仍然有可能不瞭解營業祕密的概念，因此，為了讓彼此聚焦，訪談者可以繼續用簡單的問題開場並且讓同仁瞭解營業祕密的概念，譬如我常問同仁：「您（公司）最怕哪些資料被競爭對手拿走？」「若您有一天要跳槽，最想拿什麼資料離開（才能談個好待遇）／（或以後可能用得到）？」等。

　最後，盤點作業進行完後，會有營業祕密清單的產生。而盤點出來的營業祕密，因為機密性高低程度有異，自然會需要設計不同的管理（保護）措施。因此，在盤點之後，將進入下一個重要的階段：營業祕密的保護措施如何設計？關於此部分，先請讀者先思考以下問題：一、合理保護措施的真正意涵是什麼？什麼叫做「合理」？把網路上找到的保護措施抄一抄就好？也不管業務會不會受到影響？二、目的在哪裡？是要求滴水不漏，還是重點應該擺在提醒員工？礙於篇幅，關於合理保護措施的詳細介紹，將以另文後續呈現給讀者。至於有關員工洩密風險的詳細介紹，可參見筆者之前所撰寫的〈營業祕密保護大作戰-認識風險篇〉、〈營業祕密保護大作戰-洩密手法篇〉、〈原來應徵員工也有可能違反營業祕密法〉等文。