經理人的一天 難逃12道難題

管理先驅明茲伯格（Henry Mintzberg）近日著書《明茲伯格談管理：經理人的一天》，闡述管理精義，以下為摘錄重點，並建議國內企業經理可行的應用方向。明茲伯格主張，管理既不是科學，也不是專業，而是一種實務、使命。

　管理者透過經驗累積，根源於背景脈絡中，需要因地制宜，對整個組織或某個部門負起責任。

　他認為，有效的管理可視為巧思（遠見與創見）、技藝（經驗與實務學習）、科學（分析與系統化論證）三要素的結合與整合運用。

　換句話說，無論經理人個人或管理團隊，欲完成精實有效管理，都需有適當的科學觀點，以實用技藝為基礎，搭配一些巧思才能奏功。

網路科技凸顯新管理特質

　明茲伯格認為，管理的基本流程與特質並未隨時間而有太多改變，近年網路與資訊科技的發展，只是影響管理趨勢、工作步調或壓力，並未改變管理的本質，反而更彰顯以下管理特質：

　◎管理工作步調緊湊。

　◎管理活動簡短、多樣、零碎又干擾不斷。

　◎行動導向。

　◎喜好非正式和口頭的傳播。

　◎偏好橫向互動與交流。

　◎以為可以掌控大局，但其實不然。

　維持適度的混亂與可控的失序，正可描繪管理特質。

　明茲伯格以為，管理是人際關係、資訊與決策等多種角色的總和，內容涵蓋掌控、行動、交易、思考分析、領導、決策等面向；運用並藉著資訊之助，可以激勵團隊成員採取行動，達成單位目標。

　他主張，利用資訊的主要目的是達成溝通和掌控的職責，透過充分的傾聽、觀察、感覺與交談等行為溝通，並以計畫、委派、指定、分配與評估來控管。有效的管理必須保持動態的平衡，根據不同時點的狀況需要與壓力，扮演內部或對外的不同角色，設法將各種管理面向融入動態的平衡。

　管理工作多元且複雜，影響管理的因素可大致區分為：外部因素（如文化、領域、產業）、組織因素（如形式、歷史、規模與發展階段）、職位因素（階級或職能）、情境因素（壓力與管理潮流），與個人因素（如背景、任期與個人的管理風格）。

　管理者可能採用方式也多樣化，涵括：保持工作連貫性、對外聯繫、完美融合、遙控、加強文化、策略性介入、居中管理、從中間往外管理、從旁建議等9大方式，以及暫時的新任管理者、兼職的勉為其難管理與無正式管理職責的非管理者的管理等方式。

　為了能於不同環境下有效運作，每位經理人有必要融合多種不同管理方式，因地制宜，達成管理目標。

12道管理難題

　管理問題層出不窮，經理人需要深入了解、面對，並因應難以避免的難題，全力協調相互衝突的勢力、利益與壓力，減低不確定性的影響，設法管理變化以保持確定性與靈活性的動態平衡。

　明茲伯格分析列舉12個管理難題：

　◎思考難題─膚淺症候群、規畫的困境、分解的龐雜。

　◎資訊難題─聯繫的困惑、授權的困境、衡量的困難。

　◎人事難題─秩序之迷、掌控的兩難、自信的拿捏。

　◎行動難題─行動的模糊、變化之迷。

　◎終極難題。

　完成有效的管理需要什麼條件？如何思考並找出有效的管理方法？如何挑選、評估並培育更有效的管理人？明茲伯格的研究結論指出：

　◎勇氣、正直、盡責、好學、自信、深思熟慮、洞察力、開明、包容、人脈、睿智、果斷、鼓舞人心、熱情、投入、平衡等52項特質，都有助於達成有效的成功管理。

　但是若過猶不及，不顧現實環境，沒有包容、平衡等不同特質的調和，過度的堅持發揮某項特質，有時候也會鑄成大錯。譬如，美國小布希總統果斷出兵伊拉克，卻被視為失敗的管理。

　◎失敗的管理模式，包括入錯行、不適任等個人失敗，因為工作本身無法管理、不適合的任務或合作夥伴、或由於組織或外部環境變化導致的工作或搭配失敗，以及因為過於自負或超出能力的成就失敗等。

　◎健全的管理組織，需要由個人活力來驅動思考、主動、分析、練達、合作等5個管理思維，並由社會整合融和這五個維度，構成用來思考管理效用的完整架構。

　◎挑選有效的管理人要依據需要的特質，也要仔細辨別並判斷候選人的缺陷。評估衡量管理效用需評估管理者個人與整個單位的績效、對整體組織的影響，更要以傳統的判斷力輔助評量結果，做出審慎合理的綜合判斷。

　◎管理要從工作中學習，從各種經驗和挑戰中磨練進步；培訓有助獨自或團體思考分享，強化經驗；管理培訓目的是要應用學習成果，以影響組織朝正面發展；管理培訓應該依據管理本質加以規畫，激勵管理人努力發展自我、組織與社會，保有正常健全的情感，並持續維持機靈與清醒的頭腦。

經理人的任務和特質

　與明茲伯格類似，現代管理學之父杜拉克（Peter Drucker）認為管理是一種實務，主張管理的3大任務為管理企業、管理經理人、管理員工及工作；經理人的任務為輔助上級完成整體目標、確認自己單位的目標，規畫為實現這些目標所需工作，確保部屬理解並能有效執行任務，然後針對執行績效適當獎懲。

　組織學習專家寇夫曼（Fred Kofma）則主張，經理人應以7項特性（負責到底、正直、謙虛、坦誠溝通、建設性協商、完美協調、卓越的情緒掌控），自我學習並培養員工，以建立成長的企業文化，協助達成企業目標。

　有些不同的是，歐洲管理大師馬利克（Fredmund Malik）強調，管理絕對是門專業，人人可以3項管理要素（任務、工具、原則）加以訓練，取得有用的管理知識，成為有效的經理人。

　總結來看，管理雖不簡單卻很單純，且需要更幽默、更敏捷、更有彈性。想成為有效的企業經理人，應該盡力保持清醒的頭腦與個人活力，從實物學習中認真體驗與應用，努力發展自我分析思考、通達、合作、主動與整合的能力，設法激發組織成員潛力，並促進組織改革與健全發展。

即使過程中，可能面對複雜多樣的管理情境與難題，還是可以持續保持動態的綜合平衡狀態，成就有效的管理。

（本文作者為新湧科技公司管理顧問）