永續資訊治理系列報導《流程篇》透過政策程序書 強化永續資訊品質

上一期從人員－特別是董事會的治理與監督，探討永續資訊管理，本期則由作業流程與控制的角度，分析如何透過政策程序書與重要控制點的設計與導入，強化企業永續資訊的編製品質與管理。

　■清楚明確永續議題程序書是永續資訊品質基礎

　預計於114年1月1日生效的永續資訊管理內部控制制度，要求上市櫃公司、金控、銀行、保險等公司強化對年報永續資訊、永續報告書的管理，另內部控制宜涵蓋公司網站公告之永續資訊。考量公司揭露的永續資訊眾多，許多人困惑在千頭萬緒中如何著手建置相關的內部控制?

　筆者建議公司可優先從公司的重大永續議題出發，例如溫室氣體排放、供應鏈管理、資訊安全等主題，建立以議題別為單位的政策與程序書，包含該議題於編製時所參考的準則架構、重要永續指標、資料收集來源、指標計算公式、關鍵估計與假設等，作成易於理解的SOP程序書，可確保重大永續議題資訊跨企業各部門在溝通、收集、彙總、編製作業之基礎，也不至於因為負責編製的人員異動或離職而導致作業中斷。

　過往公司永續報告書的編製，若非有專責單位負責或委託外部顧問編製，可能很多時候是成立年度性或臨時性的跨部門專案小組，由各部門主管指派人員參與製作，若沒有適當的教育訓練或標準化編製作業程序書的輔助，很容易因為溝通、理解或記憶上的誤差，導致永續資料發生兩期不一致、不完整、不正確等資料品質低落的問題。

　為降低這類永續資訊誤述的情形，企業宜依據風險評估結果，就重大與牽涉複雜編製作業與計算的永續議題別，訂定編製政策與程序書，清楚定義資料規格與永續指標的計算指引，將誤述風險控制在可承受範圍之內，也協助內部稽核了解編製所涉及的資訊流程。

　■仿效財務報導與重大交易循環的內部控制，建立永續資訊編製子流程的重要控制點

　此外，企業亦可仿照財務報導與重大交易循環（如銷貨、採購等）與作業辦法的內部控制，對重大永續議題在資料編製流程中的重要節點，建立適當的控制作業，包含各類預防性或偵測性控制，如人工化與自動化作業，透過職能分工、覆核、調節等機制確保資訊品質，也透過定期檢討評估永續編製作業流程的效率與效果，建立明確授權及指派適任人員落實執行，將有助釐清大家在永續資訊內部控制所扮演之角色及責任，以利於內部稽核展開其內部稽核檢查作業。

　下一篇文章將探討資訊科技如何協助公司提升永續報導效率與品質。