善用專案進度會議 為職涯加分

今天要來與讀者分享「專案進度會議」的重要英文思考邏輯。定期的專案進度彙報常常被認為是一種煎熬，報告者只希望能盡快熬過專案，殊不知，專案源源不絕，沒有停止的一天。為了減少這種煎熬，除非能夠對於「專案進度會議」有一個全新的理解，否則這種煎熬的感覺將永遠揮之不去。

　今天我們就來分享英文裏頭關於「專案進度會議 」的幾個關鍵概念，除了徹底理解進度會議本身的功用與潛力，也能夠讓「專案進度會議」替我們的職涯大大加分：

　　　　1.Ongoing support

　　　　獲得支持

　首先需要釐清，進度回報並不是要折磨你，而是要「獲得老闆持續的支持」，因為你握有的資源，包括站在這個位置、手底下的團隊成員、預算，其實這些全部是公司的資源，你需要老闆持續的支持你。

　而魔鬼就藏在細節中，平常或許沒有感覺，但是當董事們對於發展速度有意見的時候，就是檢視曝光度的時刻了。讓董事們印象深刻的人，往往可以獲得額外的機會，反倒是平常沒甚麼在報告進度的專案執行者，就很有可能被董事會換掉，換人做做看。

　進度會議最重要的功能，就是展現對該領域的絕對知識，讓老闆們覺得真是找對人了，讓上司認同你已經把這塊領域做的風生水起。

　有了這個觀念，我們可以這樣說：

　Over the past 3 months, we've seen some great progress in _______ project, and we would like to share those exciting updates with you.

2.Calibrate

方向校正

　當專案進行一陣子後，執行方向多少會偏離原來的主軸，看看當初美國為了消滅恐怖分子而出兵阿富汗，結果任務從打擊恐怖份子，悄悄轉變為在阿富汗建立一個民主國家，目標變了，方法也變了，和當地民情脫節，也跟國內的民意脫節，最後落得倉促撤軍的尷尬局面。

　定期由專案主導者報告進度，不單關乎進度，更關乎組織整體目標，在瞬息萬變的競爭環境底下，堅持不變的目標並不會替組織帶來最大的效益。

　有了這個觀念，我們可以這樣說：This is part of our ongoing efforts to _______,while we are 100% committed to this goal, we want to make sure that our actions are aligned with the company goal every step of the way.

3.Sign off

簽署同意

　在經歷過大大小小不同的會議爭執之後，在產品面的爭議，特別容易發生前後不一的情形，常常有「當初說的方向 」和 「後來開發出來的產品」不符差異，最後爭論時的產品狀態都多半是「木已成舟」，只好硬著頭皮上市。

　進度會議另一項重要功能就是「白紙黑字寫下來」，針對哪幾項領域需要對方確實同意，讓我們可以進入下一階段。具體來說，以硬體產業來講，真的是拿一隻油性的簽字筆在產品模型上面簽名，表示雙方同意眼前這個產品設計的質量，這個過程可以用英文片語sign off on...來表示。

　有了這個觀念，我們可以這麼說：Today we will be providing you a prototype with exact dimensions , and we will need you guys to sign off on before we move into the next phase.

　　　　4.Strategic Support

　　　　needed

　　　　請求支援

　這個思考方式類似於前線將軍跟總部報告，回報某戰區已經取得勝利，但另個戰區雖然已經部署完畢，但是久攻不下，要請總部給予必要的支援。

　統帥綜觀全局，知道這場戰爭該怎麼打，他可能會重點支持你。這就是進度會議無價的地方，也是大家很容易忽略的一環。一個好的進度會議，可以改變公司發展軌跡，甚至造就一家公司的繁盛昌隆都有可能。

　已實際的案例來說，Rivian新創電動卡車公司，在2018 年洛杉磯車展上，向大眾展示了兩台尚在開發中的原型車，講述了他們發展中的技術亮點，以及預計的上市日期。講完以後，亞馬遜投資了這家公司，接著投資人蜂擁而至。現在Rivian不但車子即將上市，公司也要IPO了，可見進度會議的威力。

　有了這個觀念，我們可以這麼說：For the past 18 months, we've built up a working model and have been gaining great traction, now to bring this to the mass market, we will need capital infusion to set up the production facility.

5.Sneak peek

勾起好奇心

　人類本來就有好奇心，因此讓與會者先睹為快，激發他的好奇心是很重要的。除了告訴聽眾這次的進度到哪裡還不夠，要持續維持大家對於你專案的高度關注，你還要告訴大家正在進行的幾項有趣的專案，讓這個進度會議的餘味是充滿期待與想像的。

　有了這個觀念，我們可以這麼說：

　For the next 18 months, we have some very exciting projects in the pipeline. It is too early to show you the full scope of that , but we will let you have a sneak peek today.

　　　　結論

　這五個關鍵詞代表了五種思維方式： 「得到支持」、「校正方向」、「取得同意 」、「爭取資源」、「維持關注」，我們要善用進度報告會議，讓會議替我們打下江山。分享給你。（本文出自JEFF商務英語）