工作協調會議的 五大常用關鍵金句

在工作過程中如果聽到有人說：「如果你做不到這點，我必須跟你老闆講」，你會覺得這句話很討厭還是很正常呢？這就是工作協調中常常碰到的問題之一，也是跟歐美團隊開會的時候認為別人愛打小報告，心裡會不太適應的地方。今天要來討論「跨文化的工作協調會議」，在立場不一致，各自部門有自己的堅持的時候，如何堅守立場和底線，又能找出可行的方向。

　筆者想透過幾個主要歐美常用的詞彙，但是華人較不常用的觀念跟大家分享，縮減彼此之間的落差。以下分為五個段落說明：

#1 Hold someone accountable

　這句話意思類似老闆常說的：「這件事情要有人負責」，但通常只要老闆嘴裡講出這句話，大家一定一溜煙的跑光光了。當我們說，這件事「要有人」負責的時候，通常也代表大家不知道誰是真正負責的人，因為當初擔心出了包沒人負責，才會這麼說，達成看似「追求共識」的目的。

　相較於中文的語意，英文的邏輯不是這樣，而是「你可以堅持意見，但你要為主導這件事情而負責」。舉例來說，美國執政高層可以堅持在8/31以前倉皇從阿富汗撤軍，但是到頭來，最後就會有人替這個決策負全責，所以國務卿布林肯才被叫到國會去答詢。這就是Hold someone accountable 的文化。

　藉由這個觀念你能夠這樣用：I hope you are aware that you will be held accountable for this decision.我希望您知道您將為此決定負責。

　即使對方團隊因為你的堅持而同意，請不要覺得這個是大家的共識，自己就沒責任了，因為這個是由你的意見來主導，最後就會由你面臨責任的追究。

#2 Escalation

　如果遇到雙方意見不一致，吵的面紅耳赤，那就離尋求共識的目標越來越遠。既然你表明了你的立場，我也說明了我的理由，雙方找不到共同的交集，那這個時候，請記得一個觀念，「找到雙方共同的老闆出面來解決」，小至一個產品，大至一個專案，如果有必要，跟董事長報告也可以。以筆者的親身經歷來說，前線的業務曾經因為一個產品成本始終降不下來，直接找董事長匯報，說明競爭情形以及產品不給力，在當地市場根本賣不動，要求免除販售該產品的責任，還順便跟董事長報告，請他重新思考該產品線在公司去留，對總部的我們來說，也上了一堂溝通課。

　藉由這個觀念你能夠這樣用：Apparently, there are more differences than consensus, we will have to escalate that, and make sure the boss is aware of the situation.很顯然地，我們之間存在的分歧多於共識，我們必須向上反應，確保老闆也知悉現況。

#3 Speak candidly

　Candid指的是坦白、坦率的意思。有時候我們覺得已經講得很清楚了，但是對方還是沒有抓到要點，因為我們的語氣還是多少有所保留，主要是擔心對方有過度激烈的反應。這時要有一個心理建設：「開協調會，尋求合作代替衝突」，這裡頭的關鍵，既不是合作，也不是衝突，而是在「尋求」這兩個字。

　在我們說明立場、原因的同時，已經展現了我們尋求和解的誠意，愈真實的面對自己的需求，愈能夠讓會議有所進展；反過來說，若對方無視於這樣的誠意與坦率，那極有可能對方本來就是打算佔你便宜，自然也就沒有進一步商談的必要。

　藉由這個觀念你能夠這樣用：Let's speak candidly and not beat about the bush.咱們就打開天窗說亮話，別拐彎抹角了吧！

#4 Know your Key Asks

　開會前清不清楚想要達成的目的是什麼？有時候大家來開工作協調會，就老只想著防守，想著工作量別被增加，其實這樣防衛的心態給團體帶來很大的困擾，針對這樣的機會，你想要得到的是甚麼？當你對於自己想要的東西都不清楚，對方也不知道如何滿足你，這樣的會議就離結論更遠了。

　所謂的Key Asks，就是清楚自己想要達成的目的，例如前線的業務，希望總部給哪些支援。如果是總部的企劃人員，希望這次的產品發表會，前線能夠支援幾個人力。

　開協調會的時候，很多時候不是講話大聲的贏，而是頭腦清楚，懂得要求的人，不但能夠得到最多，也幫助到參與會議的所有人。

　藉由這個觀念你能夠這樣用：Our key asks is that HQ can take the lead in sample preparation and the delivery to the US office, while we take over the in-land delivery to the media.我們的具體要求是HQ可以負責樣品的準備並運送到美國辦事處，而我們則負責遞送本地媒體。

#5 Well documented

　大家都知道會議記錄很重要，但下一次的會議開始的時候，習慣拿出前一次的會議紀錄來參閱的比例有多少，如果不常這麼做，表示貴組織的會議記錄只是流於形式。

　好一點的狀況，會議記錄雖然有寫，但是寫的不夠清楚，因為很多公司都有個迷思，就是要讓「最資淺的人」來負責會議紀錄，但問題是剛進公司的人怎麼會聽得懂全部的會議內容，導致紀錄人員在聽不懂的地方就寫的含糊一點，最終完成一個很虛的會議紀錄，有寫跟沒寫差不多。

　文字紀錄之所以重要，就是因為爭論到最後，通常都是回歸文字，高階的經理人對於工作會議的結論，必定會詳加閱讀，甚至糾錯，這可不是micro managment，而是把自己的時間精力花在最有決定性的「文字」上。

　藉由這個觀念你能夠這樣用：The meeting resolution from the last call is well-documented, let's refer to that.上次電話會議的會議決議有據可查，讓我們參考一下。

結論

　工作會議系列，我們已經寫過了三篇，從「腦力激盪會議」、「業績報告會議」，到「工作協調會議」。

　商業溝通段數高低的差別，不是你背了多少單字，而是理解這些英文單字背後所代表的邏輯思維，當你懂得越多對方的邏輯詞彙的時候，越能夠用對方可以接受的方式說服他，才能真的把東西賣出去，把錢賺進來。

　下一篇我們要跟大家分享的是「專案的進度報告會議」。不管你是研發人員還是工業設計部門，通常為了讓老闆和大家知悉你的工作方向，都會定期的進行專案進度報告。我們就來看看怎麼樣用五個步驟掌握這個常見的會議形式，敬請期待。