業績檢討會議的五大環節及十關鍵金句

常常聽到員工抱怨：「老闆只會看業績有沒有達標」，這句話可以說對，也可以說不對。

　因為老闆在乎業績有沒有達標，是天經地義的事情，若業績沒有達標，公司恐怕沒有收入可以支付薪水，所以不管是業績達標或是KPI的達成與否，自然是老闆最關心的事情，也是目標管理的重點所在。

　但這句話錯在哪裡？有三個很明顯的問題：首先是責任的問題，如果老闆比你更在乎業績，那麼很明顯已經本末倒置，在公司裡面無論是誰都不希望被老闆盯上，天天交進度報告，換言之『員工要比老闆更在乎達標與否』，這是面對業績檢討會議的第一個重點。

　第二個明顯的問題是好老闆絕對不會只在乎業績，他在乎的是對於市場狀況的理解與掌握，優秀的老闆心中對於市場自有一套時時更新的想法，當老闆坐在台下聽報告，除了檢視你，也希望獲得過程中你所得到的市場洞察，這是一般上班族很容易忽略的一個進階重點。

　第三個問題：老闆不只在乎業績有沒有達標，他更在乎業績如何才能達標，過去一段時間的努力，只是在既有的資源與人力下的結果， 老闆更想問的問題是「你知不知道還需要什麼資源才能成功？」，這也是絕大多數人在進行業績報告甚少著墨的地方。

　有了這三層理解，我們在談「如何用英文進行業績檢討會議」的時候，就會更加的得心應手，接下來，我們分為五大步驟，用簡單的英文例句跟大家說明業績會議的五大環節。

#1 團隊概況 Team's snapshot

　在報告的開頭，最好把團隊現況做一個整理，包含團隊的人數（head count）、團隊負責的業務範圍等等，同時能簡易帶到組織所被交辦的任務，幫老闆更新一下資訊，讓老闆在後面報告時更容易更進入狀況，尤其講到團隊任務（goal）是很多人會忽略，卻是帶出重點很關鍵的一句話。

　例句：Digital Marketing Team currently has 5 headcounts and is responsible for _______operation, our goal is the maximize the impact of content and promote the company branding.

#2 業績的呈現 Target Hit Rate

　緊接著切入重點，呈現出業績達標的狀態，講解今年的業績，在這部分能使用「總結conclude」這個詞，翻成中文就是我們這一季做到了多少業績，最佳的呈現方式就是數字＋百分比。接著告訴老闆我們的業績和業界（或是與當初的目標）相比較，是更高還是更低。

　例句：We conclude the quarter with USD 5 million revenue, a ______％ growth. It is at par/above/below market average. The main growth comes from ______segment.

#3 區塊的檢討 Segment Review & Dive-in

　報告完業績後就要開始檢討這段期間的成果，首先要了解成長與衰退分別來自哪個區塊，有哪些原因造成這些成長、又有哪些因素造成衰退，作為一位員工，最重要的是對於自己的責任範圍的掌握力，可以允許業績衰退，但不能不釐清理由。

　在做檢討時可以用dive in or dive into這組片語，指的是深入研究，這個說法很有畫面，好像身潛入海底的感覺，在檢討會議的時候，常常會用到這個說法：Let's dive in.

　例句：Now let's take a closer look at/dive into the _________segment. According to market research and customer feedback, the growth in the segment is mainly due to _________.

#4 自我呈現T asks Review and Brag

　報告完業績與主要的成長衰退區塊，接下來的環節很重要，因為光聽數字並沒有意義，老闆們想聽的重點是經驗與心得，這也是呈現自己用心檢討的巧思；要讓老闆有感，筆者建議用「2+1」的方式報告，用兩項優勢（主要的突破＋規模較小的進展）加上一項需要改正的地方，不但能凸顯自己的努力，也讓主管知道你有適時的省思。

　在提到進展時能利用「small wins」這個詞，意味小進展、小成功，在達到終點以前的小進展很值得分享，也讓老闆清楚知道你的進展是甚麼，非常助於提升個人能見度。

　此外在缺失的部分能用lesson learned這個用法，來包裝做得不好的地方，但並非掩蓋事實，事實上，你拿了公司的資源做了失敗的嘗試，當然應該分享寶貴經驗來做為回報，讓老闆與更多的同仁獲取經驗，這才是正確的態度。

　例句：We have achieved a major breakthrough which is to ____；We have several small wins including＋….；The lesson we've learned is _____ 或者 The things we need to improve on are…

#5 下季目標與所需的支援 Target and support needed

　對自己的團隊而言，第五個環節才是最有價值的地方。前面鋪陳了那麼多，此刻就是大聲喊出目標的時刻，喊目標記得盡量喊有挑戰性一點，高到老闆都覺得有點挑戰，最後再回報需要的人手、設備、系統支援等等。

　例句：For next quarter,we set for ourselves a challenging target of __________；We commit to a target of __________units, a 20％ growth. Though it feels challenging, we have the confidence to achieve it, and here is the support we need from headquarter/ top management to achieve it.

結論

　一個更加立體化的業績報告，會讓我們的表現大大加分，透過簡潔的業績呈現之外，清楚地描述市場的概況並深入的分析，讓老闆透過我們對於市場有更清楚的認識，並利用心得報告的環節，細數自己的功績，最後再以挑戰性的目標吸引老闆投注公司資源。這些就是用英文進營業績報告的五大環節。

　跨國協作越來越常見，下一集我們會講到用英文和國外團隊進行所謂的『工作協調會議』，討論Roles and Responsibilities，看看和國外團隊怎麼樣分工、如何向上反映解決爭端，敬請期待！