國際業務Leader 教你拆解腦力激盪的五大階段

近期愈來愈多公司引入「腦力激盪法（brainstorming）」，然而許多企業對腦力激盪會議似乎有些誤解，他們以為腦力激盪會議是「讓屬下提意見，然後長官自己當裁判」，但這絕對不是腦力激盪會議，這只是「提案會議」，是當下屬已經有了完整成熟的提案後，向老闆爭取預算的會議。因為這樣的錯誤混淆，腦力激盪會議最後常發生一個情形，就是整場會議只有兩句話：第一句是"Let's think outside the box"之後，下一句就變成 "It's not going to work"，接著大家就不發言了，因為沒有人想要自己的提案被打槍，所以讓每次的腦力激盪會議都成效不彰。

　要對腦力激盪有正確的認識，有兩個名詞不能不知，一個叫做 「綠燈思考 （Green Light Thinking）」，指的是盡可能地多蒐集意見，像是開車一路遇到綠燈一樣。在此階段，不論老闆還是主持人都不能表現出「此路不通」的意見。

　第二個關鍵詞是「延伸思考（Piggy Back off Ideas） 」，piggy back就是搭順風車的意思，把別人的想法加以延伸、擴大，例如在A提議之後，B表示贊同並說：「而且我們還可以這樣做…」，若出現這種對話，那表示大家已經進入腦力激盪會議的絕佳狀態了。

　有了這兩個觀念，我們距離好的腦力激盪就更進一步了。接下來我們來看關於腦力激盪中最重要的的黃金關鍵句：

#1清楚的定義問題以及會議期待

　除了提前告知與會者會議主題之外，還要對大家說明這次會議方向是：「要嘗試天馬行空的新想法，還是基於現實的改善方案」，當目的明確，接下來的腦力激盪才會事半功倍，來看看幾個金句：

　The problem we hope to gather your input is + 問題陳述

　We are looking for 10x ideas. 或者 We are looking for forward-thinking ideas.

　10x ideas指的就是將思考格局拉遠拉大，把自己放在更高的位子看事情真的會開啟不一樣的思維。而 forward-thinking 就比較含蓄一些，指的是這次會議不是要解決日常營運的問題，而是未來半年至一年間所面臨的問題或機會。

#2提案的基本句型

　過程當中，每一個人都面臨被否決的可能，就算沒有遇到任何口頭上的拒絕或批評，你還是忍不住去想：這個想法會不會讓自己看起來很傻、很天真，會不會讓自己的顯得很狀況外。我們身為提案人，除了對自己的提案有自信外，只要掌握下面的幾種口氣，就可以把『探索』與『嘗試看看』的語氣發揮出來。

How about + ["-ing" verb]

　"How about holding the launch at the convention center?"

What if we + [verb]

　"What if we consider another venue for the launch?"

Maybe we [might/could/

should] + [verb]

　"Maybe we could decide on the venue now."

#3提案階段絕對不能講的話

　在蒐集想法的階段，任何打壓與批評的想法都要先忍住，此時重量不重質，想法好不好可以等到最後再評斷，這個時候，要特別注意不要講出下面這些三句常見的話 :

　"We tried that before."

　這是給所有資深人員的一個提醒，因為資深人員不希望大家走以前走過的老路，這句話特別容易脫口而出，但因為時空環境改變，就算以前試過失敗，也不代表這次會失敗，科技公司舊瓶裝新酒獲致大成功的例子也不少見。

　"Let's put that one on the back burner for now"

　歐美廚房通常配備四口爐，前面兩個後面兩個，放在後面的爐口（back burner）上就是有備用的意思，先擱著，晚一點可以熱來吃，但是事實上，最後都是倒掉居多，我們最常聽到就是「這是個很棒的想法，我們下一次來使用」，然而卻已經來不及了。

　"Management will never buy into that"

　一句「老闆不會喜歡這個答案」扼殺了多少創意的萌生。首先，這是個 brainstorming 會議，預先過濾答案等於剝奪了老闆接觸前線想法的機會；再者，講這句話的人，試圖在公司內在創造出一個「我懂老闆在想甚麼，你們不懂」的階級，身為老闆你要深深警惕，身邊是不是圍繞這一群扼殺組織活力與創意的人。

#4整理想法的關連性並排序

　在與會者提出各式各樣的想法後，接著就要進行統整，常見的作法是把貼在牆上的便利貼，根據邏輯加以分類，一樣的就留下一張，類似的擺在一起，此時主持人的功力就很重要，要能夠把一堆分散的想法整理成幾個大的方向，以利下一步的討論。

　"These ideas belong to the same group."

　"These two ideas are identical" or "These two are correlated."

　"Let's prioritize this segment."

#5邀請撰稿人分享想法

　一張小小的便利貼能寫得不多，當討論進展到這邊，我們會希望當初撰寫的人能多分享一些他的想法，通常這樣的分享都會激起更大的火花。

　Can you share some of the inspiration you've got?

　如果你問他你為什麼會這樣提案，感覺好像在質疑他，換個方式問：「是甚麼啟發了你的想法？」，聽起來就舒服多了。這個啟發的英文就是inspiration，也可以說what inspire you ?

　Can you shed some light on your thought process on this?

　每個人的思考過程對別人來說是個黑盒子，我們不知道每個人是如何得到這樣的結論，這時候最適合"shed some light"這個詞，意思是把光打在你的思考過程"thought proces"上，言下之意就是請你闡述一下思考過程的意思。

結論

透過這五個簡單的步驟，提出「清楚的定義與期待」、「踴躍的發言」，並且避開「所有不該講的內容」，最後「做整理以及深入討論」，就是一個最精簡的腦力激盪會議。

　Jeff 商務英文一直以來見證好的溝通帶來種種神奇的結果，在英文為全球語言的狀態下，大家一定要掌握各種商務場合的神奇金句。

　下一集，我們要一起來看看季度的業績報告會議（Quarterly Sales Review） 裡，有哪些不可錯過的金句，敬請期待。

（本文出自

JEFF商務英語）